Jak se zbavit dokumentů s citlivými údaji?

Skartovací stroje jsou nedílnou součástí kancelářské techniky v zaměstnání i domácí pracovně. Zejména firmy musejí dodržovat spisový a skartační řád a po uplynutí příslušné lhůty zlikvidovat a skartovat dokumenty. Tzv. skartovačky dokážou udělat tuto práci za vás a postarají se o to, aby se na světlo světa nedostaly nějakým nedopatřením nepotřebné dokumenty a papíry s citlivými údaji.

Skartování a GDPR

Jistě jste zaznamenali rozsáhlé debaty a články o kontroverzním GDPR. Toto obecné nařízení o ochraně osobních údajů je relativně novou legislativou EU, která zvyšuje ochranu osobních dat jejích občanů. GDPR se musejí řídit firmy, instituce a poskytovatelé online služeb, které nějakým způsobem zpracovávají data uživatelů. GDPR stanovuje povinnost skartovat dokumenty, paměťové karty, harddisky počítačů, notebooky, tiskárny a další elektroniku.

Při výběru dbejte na míru ochrany

V souvislosti s GDPR jde ruku v ruce povinnost skartování osobních údajů na papíru na skartovacích strojích ve stupni utajení P-3, P-4 a P-5. Nikdy proto nevyhazujte dokumenty s citlivými osobními údaji a vždy je skartujte. Pokud se o míře ochrany chcete dozvědět více, přečtěte si článek o rozdílech mezi stupni utajení.

Při výběru skartovačky musíte dále zvážit, jak často budete stroj využívat, kolik dokumentů denně, týdně či měsíčně skartujete a jaká je gramáž skartovaných papírů. Pro osobní skartování vám postačí osobní skartovačka za nižší cenu. Pro skartování ve firmě oceníte velkoobjemové skartovačky, které zvládnou zničit dokumenty i s kovovými sponami nebo CD disky.

Skartovačky v různém cenovém rozpětí

Při výběru skartovačky je důležité uvědomit si, jak často budete skartovat. Skartovačky za několik desítek tisíc korun umějí skartovat celý balík papíru a nezahřejí se. V kanceláři nebo doma vám však postačí modely, které zvládnou více listů zároveň. Všímejte si velikosti odpadního koše, do kterého by se mělo vejít dostatek litrů papíru. Nebojte se, že by vás skartovačky mohly zranit. I ty nejlevnější skartovačky jsou vysoce bezpečné. Úzké vstupní otvory zamezují tomu, abyste si poranili prsty o rychle se pohybující ostré nože.

Skartujte tolik papíru, kolik povolí výrobce

Do skartovačky nepatří jiné materiály než papír. Řiďte se tím, co všechno povolí výrobce. Ten u svého výrobku uvádí, jaké je povolené maximální množství dokumentů a maximální doba skartování. Běžné skartovačky v e-shopech a elektrech vydrží skartovat několik minut. Pokud uvažujete o skartovačce, připlaťte si lepší model, který je chráněn proti přehřátí motoru a stojí pevně na podlaze. Při skartování vzniká teplo, proto byste měli skartovačku umístit pár centimetrů od nábytku a zdi.

Jaké pokuty vám hrozí za nezákonnou skartaci?

Věděli jste, že za nezákonně provedenou skartaci dokumentů vám hrozí pokuta až ve výši 250 tisíc korun? A Evropská unie zašla ještě mnohem dál. V případě porušení GDPR se vystavujete maximální pokutě až do výše 20 milionů eur nebo 4 % z celkového ročního obratu společnosti. Pokuta se odvíjí od toho, o jak závažné porušování se jednalo, jaká je míra škody a kolik je poškozených občanů.

Skartací bezpečně zlikvidujete jakákoliv data v papírové i elektronické podobě. V současné době je skartace běžná a společnosti si uvědomují, že osobní údaje a citlivé informace se nesmějí dostat do nepovolaných rukou. Zamezte zneužití firemních a osobních dat a pořiďte si dostatečně kvalitní skartovačku třeba na TisknuLevne.cz. Nový skartovací stroj vám zajistí, že skartované údaje budou nevratně zničené.