Formáty skenovaných souborů: Proč se 80 % digitalizátů ukládá jako PDF a kdy zvolit jinou možnost?

Do jakého formátu skenovat dokumenty? Možná si říkáte, že na tom nezáleží, ale opak je pravdou. Nesprávný formát spolu se špatným nastavením rozlišení či komprese může vést k obrovským souborům, nečitelnému textu nebo ztrátě detailů. Chcete ušetřit místo, zachovat kvalitu nebo snadno sdílet soubory? Přečtěte si náš článek a zjistěte, který formát je pro vás ten pravý.

Když skenujete dokumenty, je důležité vybrat správný formát souboru. Ten ovlivní nejen velikost souboru a možnosti dalšího zpracování, ale u některých formátů také míru zachování detailů. V tomto článku se podíváme na nejčastější formáty, jejich výhody a nevýhody a poradíme vám, kdy který použít.

1. PDF – univerzální a nejčastější volba

Formát PDF je pravděpodobně první, který vás napadne, a to z dobrého důvodu. Je ideální pro skenování textových dokumentů, protože zachovává jejich vzhled, a navíc umožňuje snadné sdílení a práci s textem díky podpoře OCR.

Kdy PDF použít?

• Když potřebujete sken upravovat, vyhledávat v něm text nebo jej převést na editovatelný formát (pokud použijete OCR – rozpoznání znaků).
  Když chcete kombinovat více stran do jednoho souboru.
• Když dokument posíláte e-mailem nebo archivujete.

Na co si dát pozor?

• U velkých dokumentů může být velikost souboru problé
• Pokud není zapnuté OCR, text nebude vyhledatelný.

Zajímavost: Podle statistik Adobe se více než 80 % digitalizovaných dokumentů ukládá jako PDF. (Zdroj)

2. JPEG – nejlepší pro fotografie, ale ne pro text

Formát JPEG využívá kompresi, která výrazně snižuje velikost souboru. Při nízké míře komprese si obraz zachová vysokou kvalitu, při vyšší může dojít ke ztrátě detailů. Skvěle se hodí pro skenování fotografií, ale na textové dokumenty není ideální, protože může rozmazat písmena (záleží na míře komprese a rozlišení).

Kdy použít JPEG?

• Pokud skenujete fotografie.
• Když potřebujete malou velikost souboru.
• Pokud nepotřebujete nejvyšší kvalitu.

Nevýhody JPEG

• Není vhodný pro textové dokumenty – komprese může způsobit rozmazání písma.
• Při opětovném ukládání může docházet ke ztrátě kvality, zejména pokud je použita ztrátová komprese.

Tip: Pokud skenujete fotky, nastavte kvalitu skenování na co nejvyšší úroveň, abyste předešli ztrátě detailů.

3. TIFF – nejlepší kvalita bez kompromisů

Formát TIFF ukládá obrázky bezztrátově, takže neztrácíte žádné detaily. Hodí se hlavně pro profesionální skenování nebo archivaci. Na rozdíl od JPEG může TIFF využívat bezztrátovou kompresi, která zachovává všechny detaily obrazu.

Kdy se hodí TIFF?

• Když potřebujete nejvyšší kvalitu obrazu.
• Pro archivaci důležitých dokumentů.
• Pokud skenujete velkoformátové dokumenty (mapy, plány).

Nevýhody TIFF

• Velká velikost souboru.
• Může být problém s kompatibilitou na některých platformách.

Zajímavost: TIFF je oblíbený v muzeích a archivech, protože umožňuje uchovat dokumenty v původní kvalitě i po desítkách let.

4. PNG – ideální pro skenování grafiky

Pokud skenujete grafiku, ilustrace nebo schémata, PNG je správná volba. Tento formát využívá bezztrátovou kompresi, která zachovává kvalitu obrazu, a při správném nastavení může vytvářet menší soubory než TIFF. Umí také pracovat s průhledností.

Kdy zvolit PNG?

• Pro skenování obrázků s veškerými detaily.
• Když potřebujete kvalitní zobrazení bez ztráty detailů díky bezztrátové
• Pokud pracujete s grafikou, logy nebo diagramy.

Nevýhody PNG

• Obvykle větší soubory oproti JPEG, zejména u fotografií a složitých obrázků.
• Není ideální pro archivaci vícestránkových dokumentů.

5. BMP – velký, ale jednoduchý formát

Formát BMP je jedním z nejstarších formátů pro ukládání obrázků. Protože nevyužívá kompresi, uchovává obrázky v plné kvalitě, ale soubory zabírají hodně místa. Dnes se využívá jen minimálně.

Kdy zvolit BMP?

• Pokud potřebujete obrázek v surové kvalitě bez jakékoliv komprese.
• Když pracujete se starším softwarem, který nepracuje s novějšími formáty.

Nevýhody BMP

• Veškeré soubory zabírají hodně mí
• Tento fenomén dnes používá málo programů.

6. DjVu – efektivní komprese pro skenované knihy

Formát DjVu je méně známý, ale velmi efektivní pro skenování knih a dokumentů s vysokým rozlišením. Dokáže výrazně zmenšit velikost souboru při zachování dobré čitelnosti.

Kdy se hodí DjVu?

• Pro digitalizaci knih a archivních dokumentů.
• Pokud potřebujete co nejmenší velikost souboru.

Nevýhody DjVu

• Horší kompatibilita – ne všechny programy umí DjVu otevřít.
• Kvalita není vždy ideální při extrémní kompresi.

Zajímavost: Formát DjVu používají například knihovny pro digitalizaci historických dokumentů, protože zabírá méně místa než PDF při podobné kvalitě.

Tip: Chcete se dozvědět více o digitalizaci a jejích výhodách? Podívejte se na článek Objevte výhody digitalizace a přeneste svou firmu do 21. století.

Jaký formát je ten pravý?

Neexistuje univerzální řešení, ale pokud víte, co od skenu očekáváte, můžete si vybrat formát souboru, který vám ušetří místo, zachová kvalitu nebo usnadní sdílení. Správný formát vám pomůže uchovat dokumenty čitelné, dostupné a efektivně využitelné i v budoucnu.

Zdroj obrázka: tadamichi / stock.adobe.com